Cockpit

Posteingang Dokumente alles, was hereinkommt: ePost und Upload – filtern, buchen, ignorieren Neu laden

ePost-Briefkasten Posteingang und eArchiv nach neuen Dokumenten absuchen Verbindung testen Neue Dokumente suchen

Rechnungen per Mail Gmail billing@ → ePost-eArchiv → Posteingang Mails jetzt holen

Posteingang Kreditoren

Buchungswächter

Alle Buchungen

Lernende Kontierung Naive-Bayes-Modell aus SAP-Historie und SPOT-Buchungen

UID-Register & MWST-Nummern öffentliches UID-Register des Bundes – Firma suchen oder ganze Listen prüfen

Kreditkarte Swisscard Export aus dem Swisscard-Portal (CSV oder Excel) hochladen – SPOT schlägt Konto und MWST vor, du prüfst, dann Monatsbuchung in SAP

Wareneingänge ohne Rechnung Status aus SAP (geschlossen = Eingangsrechnung basiert darauf) plus Abgleich über Artikel und Menge – ohne Bestellung oder Wert 0 eher Lagerbuchung, Korrektur oder Muster

Zoll-Eingang Veranlagungsverfügungen (Ausfuhr = Nachweis der steuerfreien Lieferung, Einfuhr = Einfuhr-MWST) mit Abgleich zur SAP-Rechnung, dazu die Zollanmeldungen aus den Speditionsrechnungen

Auslandsrechnungen ohne eVV SAP-Rechnungen an Kunden ausserhalb CH/LI seit Jahresbeginn ohne Veranlagung – eVV hochladen (wird der Rechnung zugeordnet) oder mit Grund als «keine eVV» markieren

Zollanmeldungen aus Speditionsrechnungen Nummer und Zugangscode für die eVV bei der BAZG – «eVV abrufen» öffnet das Portal und kopiert den Code; die heruntergeladene eVV ins ePost-Archiv legen, SPOT ordnet sie über die Nummer zu

Dokumenten-Analysen Alle gelesenen Dokumente (PEAX-Archiv, künftig ePost) ausgewertet: Geld zurückholen, Fehler und Betrug erkennen, Fristen und Liquidität. Nur lesend – gebucht und bezahlt wird von Hand.

Belegtrichter je Monat eingegangen → in SAP → bezahlt, je Lieferant – ist der Monat vollständig für den Abschluss und die Treuhand?

Frag die Dokumente z. B. «Was haben wir 2026 für Luftfracht bezahlt?» – die KI sieht nur Absender, Betrag, Datum und Kurztext, keine PDFs

Archiv durchsuchen Lieferant, Nummer, Text oder Betrag – mit Verknüpfung zu SAP-Buchung, Posteingang und Bankzahlung

Händler-Belastungen je Händler gruppiert · Klick auf eine Zeile: PDF, Prüfung je Art (Pönale gegen DACHSER-Zustellung, Mengenreklamation gegen Lieferschein …), Einspruchstext, Status und Verlauf

Akzeptierte Belastungen → buchen als «Berechtigt / akzeptiert» markierte Händler-Belastungen mit Konto-Vorschlag (Erlösminderung je Kunde) – gebucht wird von Hand im Buchungsmanager

Trade Spend je Händler Pönalen, Listung, WKZ, Paletten, Retouren … im Verhältnis zum Umsatz (CHF) – für Kundenrentabilität und Jahresgespräche

Lieferpönalen je Monat was uns Unpünktlichkeit kostet – je Händler und Monat

Mahnungen & Inkasso erkannte Mahnungen, Zahlungserinnerungen und Betreibungen – mit ursprünglicher Rechnung in SAP und Zahldatum

Skonto-Radar Lieferanten mit Skonto in der SAP-Zahlungsbedingung oder auf dem Beleg – rechtzeitig zahlen ist bares Geld

Steuer- und Behördenkalender fällige Belege von Behörden und Versicherungen plus erwartete Raten aus dem üblichen Rhythmus (fliessen als «Steuern/Prämien erwartet» in die Liquidität; Slack 7 Tage vorher)

Versicherungs-Check Deckungen aus den Versicherungsbelegen: Lücken, Doppeldeckungen, Prämien, Kündigungstermin aus dem Reiter Verträge

Positions-Preiswächter gleiche Rechnungsposition beim gleichen Lieferanten (SAP-Eingangsrechnungen) wird teurer – letzter Betrag gegen den Median der drei davor

Neue, unbekannte Absender Absender, die nicht im SAP-Lieferantenstamm stehen – vor der Zahlung prüfen (Slack in #finance), Stammdaten anlegen

Doppelte Rechnungen & IBAN gleiche Rechnungsnummer, gleicher Betrag innert 10 Tagen oder IBAN, die nicht zum SAP-Lieferantenstamm passt

Rechnungen noch nicht in SAP – Fälligkeiten fliessen ab 30 Tagen zurück als «Beleg noch NICHT in SAP» in die 13-Wochen-Liquidität

Erwartete Belege, die fehlen Lieferanten mit mindestens 4 von 6 Monaten Belegen, aber keinem im letzten Monat

Versicherungen, Behörden, Steuern letzter Beleg je Absender und wann der nächste üblicherweise kommt – Verträge mit Kündigungsfristen im Reiter «Verträge»

Preisentwicklung wiederkehrender Lieferanten Ø letzte 3 Monate gegen die 6 Monate davor (SAP-Eingangsrechnungen + nicht gebuchte Dokumente)

Landed Cost China je Wareneingang Warenwert + zugeordnete Fracht (Lieferantenzahlungen) + Spedition/Zoll im Zeitfenster, anteilig nach Warenwert

Landed Cost je Artikel Einstand inkl. Nebenkosten gegen SAP-Bewertung (Ø-Preis, sonst letzter Einkaufspreis)

Versandkosten je Land DACHSER-Rechnung → Zollanmeldung → eVV → SAP-Rechnung

Versandkosten je Kunde Fracht im Verhältnis zum Rechnungsbetrag

MWST-Prüfliste je Quartal Ausfuhren mit/ohne eVV und Einfuhr-Abgaben laut Zoll gegen Hauptbuch (117000/220700)

Regeln automatischer Status für wiederkehrende Fälle (z. B. Palettengebühr REWE bis 100 EUR → akzeptiert) – eigener Status beim Fall hat Vorrang

Revisionsordner ZIP mit allen Dokumenten eines Jahres, nach Kategorie abgelegt, plus INDEX.csv mit Buchungsstand (ER-Nummer) und Bearbeitungsstatus – für Treuhand und MWST-Revision

Frag die Daten Frage stellen und Screenshots oder PDFs anhängen (auch einfügen mit Cmd+V). Die KI schlägt selbst in SPOT nach – Bestellungen, Wareneingänge, Proformas, Bankzahlungen, PEAX-Archiv, SAP-Belege – und rechnet nach. Nur lesend, es wird nichts gebucht.

Ertrag & Risiko verbindet SAP, Dokumente, DACHSER, Zoll, Zahlungen, WKZ, Pipedrive und Shop-Daten – nur lesend, nichts wird gebucht oder verschickt

Kundenrentabilität bis zur letzten Stufe Umsatz − Wareneinsatz − Retouren − Rabatte/Boni − WKZ − Händler-Belastungen aus Dokumenten (Pönalen, Listungen …) − Fracht − Logistik je Lieferschein − Skonto − Kapitalkosten − Bearbeitungsaufwand · Rangliste nach Netto-Marge · «Kaskade» zeigt jede Stufe, «Paket» das Jahresgespräch

Auffällige SAP-Belege doppelte Gutschriften/Rechnungen (gleicher Kunde, Betrag, Artikel, Referenz und Lieferadresse innert 90 Tagen) und Artikel ohne Wareneinsatz

Frachtrechnungen prüfen DACHSER: CHF je kg nach Zielland gegen den Median (über die eVV verknüpft), Zuschläge im Text · Promail: Kosten je Lieferschein und Monat · Klick: Fall mit PDF, Entscheid und Einspruchsverlauf

Profitabilität je Kanal und Artikel SAP-Umsatz und Wareneinsatz je Kanal (kanaele.json), D2C mit Gebühren und Werbung

D2C: Kampagnen und Kundenwert ROAS je Kampagne (Umsatz ÷ Kosten), Kosten je Kauf, Warenkorb, Konversion

MWST-Abrechnung vorbereiten Entwurf je Quartal: Inland zum Normalsatz gegen gebuchte Umsatzsteuer (220000), Vorsteuer 117000/117100, Einfuhr-MWST, Ausfuhrnachweise – Abweichungen vor der Abrechnung klären

Bonitäts-Frühwarnung Zahlungsverzug und Trend, Überfälliges, Bestellrückgang, Warnworte in Pipedrive-Notizen → Score (100 = unauffällig) und Kreditlimit-Vorschlag

Klumpenrisiken Abhängigkeit von Kunden, Lieferanten, Artikeln und Spedition, mit Szenarien

Verfallrisiko (Näherung) ohne Chargen-/Ablaufdaten: Bestand reicht länger als 18 Monate → mit den Händlern, die den Artikel kaufen, rechtzeitig Aktion planen

Jahresgespräche Termine aus jahresgespraeche.json – Paket mit Kennzahlen, Liefertreue, Belastungen, WKZ-Wirkung, Listungslücken und Verhandlungsargumenten

WKZ-Wirkung: was bringt welcher Franken? Mehrumsatz (Sell-in während der Aktion gegen gleich lange Vorperiode) je Franken Kosten, nach Händler und Aktionsart → Budgetempfehlung 2027

Wochenplan Vertrieb Top 10 für diese Woche: Bestellrhythmus überfällig, Listungslücken, Aktion endet, wieder anrufen

Prognosegüte der Distributoren gemeldeter Forecast gegen tatsächliche Bestellungen je abgeschlossenem Monat → wie stark die Meldung in den Bedarf einfliessen sollte

Lernende Regeln gleich entschiedene Fälle (ab 3) ohne Regel → Vorschlag zum Übernehmen

Stammdaten-Vorschläge für neue Lieferanten aus den Belegen der unbekannten Absender – Anlage in SAP erst nach Freigabe

PEAX-Archiv im ePost Jedes Dokument der Ordner «Peax_Archiv…» gelesen und mit den SAP-Eingangsrechnungen verglichen – nicht Gebuchtes liegt als Vorschlag im Posteingang. Nichts wird gelöscht oder verschoben.

Zahlungswächter Jede Zahlung bis zur Rechnung und zum PDF: Bankzahlung → Empfänger → SAP-Zahlung → SAP-Eingangsrechnung → Dokument. Klick auf eine Zeile: Drilldown mit PDF, Prüfung und Bearbeitung. Nur lesend.

Fällige, unbezahlte SAP-Rechnungen offene Kreditoren mit überschrittener Fälligkeit

In SAP bezahlt, aber keine Bankzahlung gefunden nur für den Zeitraum, für den Bankauszüge hochgeladen sind

Lieferantenzahlungen UBS-Auszug hochladen – SPOT ordnet die Zahlungen an Jiangxi und Glomall den Bestellungen zu (Anzahlung 20 % der Proforma, 80 % je Lieferung). Bucht nichts in SAP.

Bestellungen Soll aus Proforma bzw. Wareneingängen – was ist bezahlt, was fehlt. Proforma-Betrag hier eintragen, dann rechnet SPOT mit dem Lieferantenpreis.

Wareneingang da – Eingangsrechnung in SAP fehlt China-Bestellungen mit Wareneingang, zu denen in SAP keine Eingangsrechnung erfasst ist («Basierend auf Bestellung …»). Betrag laut Proforma, Basis die Wareneingänge.

PayPal-Konto Bewegungen per PayPal-API oder CSV-Export – SPOT schlägt Konto und MWST vor, Webshop-Zahlungen laufen über «Shopify Zahlungen», dann Monatsbuchung in SAP

Shopify Zahlungen Shopify Payments (Karte, TWINT, Klarna), TWINT direkt, PayPal, CembraPay – aus Shopify holen und als Monats-Sammelbuchung in SAP verbuchen

Auszahlungen Shopify Payments Bank an Kassenkonto Stripe

Kalender wer ist wann weg · Homeoffice · Feiertage ‹ Woche heute Woche › 4 Wochen6 Wochen10 Wochen6 Monate

Engpässe nach Pensum: im Team weniger als die Hälfte, insgesamt weniger als 60 % der Soll-Kapazität da

SPOT-Termine ohne Zuständige WKZ-Start, Monatsabschluss, Kündigungsfristen, grosse Auslieferungen · nächste 120 Tage · Zuständigkeit unter Einstellungen

Sperrzeiten aus CharlieHR · Abwesenheiten, die hineinfallen

Ferien gegen Saison nächste 26 Wochen alle 26 Wochen

Brückentage Feiertag am Dienstag oder Donnerstag · wer nimmt den Tag dazwischen

Organigramm aus «Vorgesetzt» in CharlieHR

Ferienguthaben laufende Periode laut CharlieHR · «geplant» = bewilligte Ferien in der Zukunft

Ferienschuld per Periodenende offene Tage × Tagessatz · für die Rückstellung im Jahresabschluss Standard-Tagessatz CHF Speichern

Homeoffice letzte 90 Tage · Anteil an den Arbeitstagen, an denen die Person nicht abwesend war

Pro Jahr: Homeoffice und Krankheit Tage je Kalenderjahr · laufendes Jahr bis heute · halbe Tage zählen halb

Krankheit nur Admin · Tage und Fälle, 12 Monate gegen die 12 davor · ohne Gründe

Was Unterbesetzung kostet letzte 180 Tage · knappe gegen normale Tage · nur Team-Werte

CharlieHR Anbindung Verbindung testen Jetzt abgleichen

Zuständigkeit & Vertretung ist jemand weg, erscheint in den gewählten Reitern oben ein Hinweis mit der Vertretung · Kunden über den Betreuer in Pipedrive

SPOT-Benutzer und Personen für «Meine Abwesenheiten» und die Austritts-Checkliste · ohne Zuordnung sucht SPOT über den Namen